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11 de set de 2015

10 motivos para utilizar o time tracking


Um software de registro da utilização do tempo pode auxiliar na medição da produtividade, tanto pessoal quanto de uma equipe, fornecendo uma ideia mais precisa de como as pessoas lidam com seu próprio tempo. Só tem a ajudar. Então, por que não explorar todo o seu potencial? Neste artigo compilamos 10 razões para explicar por que vale a pena empregar o time tracking.

Primeiramente, caso ainda não pratique o time tracking, gostaria de recomendar conhecer o primaERP: www.primaerp.com - familiarizarpse com um programa de registro da utilização do tempo pode ajudar a compreender melhor o conceito.

1 - Ter uma visão clara do tempo consumido por cada projeto


Com o time tracking basta uma rápida olhada para saber o número de horas que de trabalho investidas em um determinado projeto ou cliente. Com um software de time tracking adequado, fica fácil alternar entre diferentes projetos e deixa de ser necessário estimar o tempo gasto em cada atividade. Um bom programa, que faça os registros em tempo real, também deve ter funções colaborativas, ou seja, que deve permitir que os dados gerados sejam compartilhados para geração de relatórios coletivos ou faturas, por exemplo. Registros precisos são muito úteis para o planejamento futuro de distribuição de tarefas.

2 – Saber exatamente quanto tempo foi dedicado a cada cliente


É necessário não só para saber em que estágio está um projeto, mas também verificar quanto do tempo alocado para ele foi consumido. Os sucessos ou falhas registrados serão úteis para planejar prazos futuros. Com o time tracking é fácil saber como vão as coisas nesse nesse campo, sem ter que gastar ainda mais tempo coletando informações e fazendo estimativas.

3 - Para uma distribuição mais inteligente dos recursos


Um software de registro da utilização do tempo torna fácil descobrir o que é necessário para que um projeto seja desenvolvido de acordo com o planejado. Isso pois expõe se os recursos estão subaproveitados ou se são necessários recursos adicionais. Se a sua empresa não tem os recursos para implementar um projeto no tempo planejado, um software de rastreamento de tempo vai fornecer dados relevantes para descobrir quais e onde os recursos devem ser empregados.

4 – Ter registros de tempo precisos em tempo e valor ($$$)


Controle de tempo, por qualquer método, pode ajudar a criar relatórios claros. Um aplicativo de monitoramento de tempo, naturalmente, pode permitir economizar muito tempo e esforço no processo de criação desses relatórios. Mesmo que seus clientes paguem um preço fixo e não um valor pelo tempo trabalhado, o time tracking pode ser muito útil. Ele permite que você compare as receitas com o custo/hora real. Com essa informação, você pode ajustar os prazos e/ou negociar para estabelecer os preços no futuro.

5 - Motivação


Existem aplicações que tiram screenshots da tela em intervalos regulares para registrar quais sites ou programas foram abertos em determinados momentos. No entanto, tenha em mente que os indivíduos e profissionais de criação têm frequentemente se incomodam com essa abordagem e isso pode prejudicar a produtividade. Outros modelos de controle de tempo podem ser mais adequados para eles e o resultado, quando se trata de dados relativos ao tempo, serão os mesmos. Lembre-se: estamos lidando com controle de tempo, e não de monitoramento de pessoas. Ainda assim, controle de tempo pode ser um estimulador. Não pelo medo, mas fornecendo aos trabalhadores informações sobre coisas como, por exemplo, se uma tarefa em particular merece mais ou menos atenção.

6 – Eliminar o trabalho improdutivo


Utilizar o Time Tracking é uma ótima maneira de identificar práticas menos produtivas e trabalhar nelas. Quando se trata de produtividade da equipe, o controle de tempo ajuda a descobrir o caminho da eficiência e isso certamente ajuda a realocar as pessoas e delegar tarefas de uma forma otimizada.

7 – É um valoroso aliado da Gestão de Projetos


Alguns dos softwares de time tracking podem se conectar a aplicativos de gerenciamento de projetos. Na maioria dos casos ele funciona de modo que os dados de software de gerenciamento de projetos são compartilhados com o de time tracking. Assim, os dados do gerenciador de projetos podem ser utilizados para criar registros de tempo. Um software de time tracking mais sofisticado também suporta a integração com os calendários, como o Microsoft Outlook, iCal ou Google Calendar.

8 – Permite utilizar melhor os recursos de outros sistemas


O time tracking pode melhorar a qualidade das faturas para seus clientes, permitindo inserir detalhes precisos sobre tempo, taxas horárias, número de pessoas envolvidas no projeto, lista de atividades, etc. Se o tempo e os detalhes relacionados são registrados ao mesmo tempo em que a equipe trabalha, você pode checar os dados gerados para ter sempre a certeza de que o projeto está indo bem, que cada tarefa está concluída e que o orçamento está de acordo com o orçamento.

9 – Time tracking ajuda no planejamento de novos projetos


As empresas muitas vezes definem o preço do projeto com base em horas trabalhadas. Tendo uma visão geral dos projetos anteriores fica mais fácil definir o preço para um novo. Claro que você tem que considerar os preços de mercado mas a informação pode ser crucial para determinar como você pode negociar e a partir de que ponto o valor oferecido vale a pena. Além disso, os prazos podem planejados de forma mais precisa, considerando a mão de obra disponível (ou quanto o cliente está disposto a pagar).

10 – Acompanhamento de colaboradores remotos


Com um software de controle de tempo colaborativo, você pode verificar rapidamente como anda um dado trabalho, mesmo que os membros da equipe não estejam fisicamente presentes no escritório. Isso economiza muito tempo e energia quando é hora de verificar o quanto foi feito por esses colaboradores e quanto eles devem ser pagos.

Agora você sabe alguns dos benefícios do time tracking e nada vai impedir você de ganhar mais, ter mais competitividade, melhorar a eficiência e ter clientes mais satisfeitos! :-)

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