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12 de fev de 2015

Custos e despesas são contados minuciosamente. Por que o tempo não deveria ser também?

O tempo é um recurso valioso

"O dispêndio mais caro é o dispêndio de tempo". Esta ideia é atribuída a Antifortes, contemporâneo de Sócrates. Já na Grécia antiga, eles sabiam que o tempo deve ser calculado e que é fundamental para a vida cotidiana. Então, por que nós, seres humanos modernos, o ignoramos com tanta frequência? É normal que nas empresas, haja uma contabilidade meticulosa; sabe-se exatamente quantos clipes de papel e unidades de café foram utilizados; quanto precisamos comprar e quanto precisamos vender. Mas sabemos o quanto o nosso tempo realmente?

Processo de seleção de canetas

Aqui está um exemplo de como você deve considerar o seu tempo: o assistente de marketing recebe a tarefa de pesquisar na internet por modelos de caneta por solicitação do CEO. Encontra então uma amostra de possibilidades para o diretor de marketing que, em seguida, escolhe três finalistas e apresenta para o CEO, que terá a última palavra. Ele está satisfeito com um dos modelos mas não estava de acordo com o preço. A seguir apresentamos as negociações sobre o preço e, no final, ele recebe um desconto de 10%. Para uma encomenda de cinco mil canetas a um preço unitário de US $ 0,10, é uma economia de US $ 500. Seria mesmo? Vamos contar:



ASSIST. DE MKT
DIRETOR DE MKT
CEO
Seleção de canetas
1,5 hrs


Reuniões
1,5 hrs
1,5 hrs
1 hr
Negociação de preço
2,5 hrs
1 hr
0,5 hr
Total
5,5 hrs
2,5 hrs
1,5 hrs


Assim, um total de 9,5 horas foram gastas para este processo simples. Trata-se quase um quarto de uma semana de trabalho. Quatro horas foram gastas para negociar os US $ 500 de desconto Agora vamos pensar sobre o quanto é a taxa horária do assistente de marketing, incluindo impostos e custos adicionais (como computador, internet, luz, ar condicionado). Isso sem pensar no preço do tempo do CEO. Quer calcular? Se quiser, em seguida, multiplique o total por dois, porque não é só o tempo gasto nas negociações, mas também o tempo que poderia ter sido gasto fazendo algo útil.

Nós provavelmente poderiamos pensar em dez maneiras de como melhorar o processo mostrado no exemplo. No entanto, será que realmente teríamos em que basear essas idéias para tornar o processo mais eficiente? Eu obtive os dados para esse exemplo pelo mesmo método que muitas empresas empregam: metade um palpite baseado na experiência, a outra metade acabei de inventar. Você vê a desproporção aqui? Enquanto o preço para as canetas fora rastreado até o último centavo, o tempo gasto no processo foi um palpite. A diferença entre suposição e fato pode significar centenas de dólares e, ainda assim, continuamos a contar com essas estimativas.

O tempo como recurso em processos centrais

Em cada empresa há dezenas ou até centenas de situações de "compra de canetas" por ano. No entanto, o tempo humano também é um recurso necessário durante os processos centrais de sua empresa, ou seja, aqueles através dos quais você ganhe dinheiro. Cada processo central pode variar de acordo com o seu negócio. De qualquer forma, se você é incapaz de controlar o tempo investido em cada um de seus projetos e produtos, suas informações sobre a rentabilidade será imprecisa - independente do fato de que você saiba o preço até o último parafuso.

Tempo como um recurso para os departamentos de apoio

Outro recurso que consomem muito tempo são "serviços de apoio" que, independente do trabalho, influenciam diretamente a receita da empresa. Constam aí os departamentos de TI, contabilidade, gestão de ativos e, em alguns casos, até mesmo marketing. Os serviços de apoio vão varias de acordo com o campo de atuação da empresa; a gestão da frota é fundamental para as empresas de transporte, enquanto proprietários e-shop dificilmente verão o marketing apenas como suporte. O denominador comum dos departamentos de apoio é o fato de que eles consomem grandes somas do tempo da empresa sem que isso seja contabilizado diretamente junto à receita da empresa. Para fazê-lo adequandamente, é crucial para atribuir esses custos a projetos específicos.

Registre, registre e... Registre!

O tempo que você gasta em algo não pode ser estimado com precisão. Não sem experiência anterior e/ou dados precisos. Você só precisa ter uma visão geral de seu tempo.

Controle da utilização do tempo é uma tarefa relativamente difícil para as empresas, uma vez que devem ser detalhadas e fornecer informações suficientes, mantendo-se fácil e rápido. Existem muitas ferramentas disponíveis que atendam a um ou a outro mas encontrar um que consegue equilibrar ambos é como encontrar a agulha no palheiro. Nós nos esforçamos para tornar a nossa ferramenta, primaERP Time Tracking, exatamente a ferramenta para ajudar a avaliar com precisão as suas despesas. :-)


Para resumir: O tempo é o recurso mais raro de uma empresa, ainda mais importante do que o dinheiro. Por isso, dê a ele, pelo menos, a mesma atenção.

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