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27 de fev de 2015

Como controlar os custos com o Time Tracking













Tempo é dinheiro, disso já sabemos. Ele pode ser facilmente quantificado: o custo do tempo humano pode ser calculado como a relação entre o custo total mensal de um empregado (salário, internet, telefone) e o número médio mensal de horas de trabalho (168 com 8 horas por dia e 21 dias de trabalho por mês)

Há, porém, um "problema": pessoas não são máquinas. Seus desempenhos não podem ser padronizados em uma relação simples de horas/homem. Não devemos pensar em pessoas como se tivessem uma capacidade produtiva previsível como máquinas de uma linha de produção, processando uma tarefa após a outra em intervalos perfeitamente programáveis. Somos influenciados pelo ambiente de trabalho, tempo, hora do dia, hormônios e milhares de outras coisas. Como resultado é possível ter um momento totalmente improdutivo e no instante seguinte descobrir a gravidade ou pintar a Mona Lisa.

No entanto, o fato de que você não pode prever de forma consistente como vai decorrer seu tempo, não significa que você não deva registrá-lo ou trabalhar com ele em tudo. Você deve observar o panorama geral e avaliar o tempo a longo prazo. Isso ajuda a implementar o conceito de controle da utilização do tempo em departamentos específicos. Conhecendo esses departamentos e as pessoas que neles trabalham, os dados obtidos a partir do registro da utilização do tempo fará mais sentido; pode significar mais e mais precisa informação, gerando respostas mais extas sobre seu funcionamento. Isso é particularmente útil se tratando de uma empresa maior e que precise de dados centrais. Dividir coisas complexas em partes menores ajuda a obter uma melhor organização. Então, como abordar a questão? Vamos ver em seguida como pode ser feito no primaERP.

Pessoas em primeiro lugar

Então, qual é a parte mais importante do departamento? Sim, as pessoas que o compõem. Convide seus funcionários para a sua conta primaERP em “Configurações” -> seção “Usuários”. Digite o nome, cargo e e-mail. Seus usuários, provavelmente, só precisam do nível de acesso básico. Sendo assim, isso é tudo. Basta aguardar que aceitem o convite.

O preço da hora

Como o tempo das pessoas é valioso e indispensável, você deve entendê-lo como uma variável nos custos e despesas e, portanto, atribuir um preço ao seu trabalho/tempo. Você pode fazer isso usando o módulo de faturamento do primaERP, que pode ser acessado através do botão botão localizado no canto superior esquerdo da tela. Esta é, em geral, uma informação privada mas não se preocupe pois apenas você, o administrador, pode ver os valores. (ver: funções de usuários no primaERP)

Em que você trabalha e para quem?

Peça a seus funcionários para para que listem quais são suas funções que mais consumem tempo. Em seguida, faça o mesmo. Mescle as duas listas em uma. Não inclua mais do que 15~20 itens. Menos que isso, esta ok; se for mais, tente colocar funções
semelhantes em uma categoria.

Observe a lista e pergunte: PARA QUEM vocês estão fazendo cada tarefa. A resposta vai indicar quem é o cliente. Pode ser de fato um cliente de sua empresa ou pode ser alguém dentro da empresa, como o CEO, um departamento interno ou algum gerente de projeto. A chave deve ser que o departamento que se beneficia do trabalho é ou deveria ser aquela para o qual ele representa um custo. No final quase todo o seu trabalho de seus departmentos deve ser atribuído a clientes. No entanto, é claro que algumas atividades de rotina, tais como e-mail ou impressão, pode permanecer sem atribuição. Crie um cliente para tais  ações também, para que você possa acompanhar facilmente quanto tempo você gasta com esse tipo de trabalho. Você também pode usar o campo de nota nos registros de tempo para descrever o que você estava realmente fazendo, o que irá melhorar os detalhes de seus dados.

Agora que você conhece seus clientes, pode inseri-los na seção “Gerenciar” do primaERP e também atribuir-lhes um código, que irá ajudar a encontrar mais rapidamente um cliente no futuro. Dica: Sempre verifique se o cliente já não existe. Outro departamento poderia ter criado o mesmo. Logo, certifique-se de não duplicá-lo.

Como você pode ver, as tarefas foram divididas de acordo com o que eu faço e para quem, como o CEO, o departamento de desenvolvimento e diretamente para os nossos clientes. Para o trabalho de rotina, eu criei um cliente chamado “Interno”.

Configure seus Projetos

Finalmente pegue os itens de sua lista de atribuições e crie um projeto para cada um deles em Gerenciar -> Projetos. Ao criar projetos, selecione e adicione como membros os colaboradores que devem trabalhar neles. Você também pode atribuir códigos para busca rápida, da mesma forma que é possível para os clientes.

Sua conta já está pronta para controlar a utilização do tempo de sua equipe!

Tire o máximo proveito de seus dados

Depois de algum tempo, você deseja obter alguns dados. Como obter as informações que precisa?

Onde foi parar o seu tempo?

No relatório de Projetos você pode ver a quanto de tempo foi investido em um dado período. Se você adicionou o custo por hora de seus funcionários, você vai ver o custo de seu projeto para tal período. Ao utilizar o filtro é possível escolher quais informações exibir. Por exemplo, utilizar esta função para avaliar os tempos totais dos projetos e ver se sairam como o esperado e se valeu a pena. Você também pode clicar no nome do projeto para ver mais detalhes.



Quem trabalhou em quê?

No relatório Team, você pode ver o quanto sua equipe trabalhou e se alguém se esqueceu de registrar o tempo. E, como nos projetos, você sempre pode clicar sobre o nome para obter uma visão mais detalhada. Outra opção para ver o processo de sua equipe está no calendário da equipe (veja o artigo mencionado abaixo).

Todos os dados de uma só vez

Não importa o que pergunta que você tem sobre o tempo rastreado, você pode encontrar a resposta no relatório completo. Você deve verificar em especial o cliente a quem você atribuiu o tempo improdutivo e ler as descrições para ver o que realmente foi feito. Você verá então quanto tempo (e dinheiro) isso lhe custou. Será então capaz de calcular o retorno do investimento e melhorar a automação de suas rotinas.

(Re)organizar a sua conta de tempos em tempos

É muito difícil de configurar sua conta corretamente na primeira tentativa. Depois de algum tempo, você pode querer reorganizá-la um pouco e mover registros de tempo para se ajustar à nova estrutura. Felizmente, primaERP tem uma ferramenta, que pode ajudá-lo a fazer isso de forma rápida e facilmente: o Panorama de Equipe! Saiba mais sobre isso clicando aqui

Resumo

1) Escolha um departamento para registrar seu tempo com o primaERP
2) Atribuia uma taxa horária para o tempo de seus funcionários.
3) Anote a lista das funções do departamento e crie seus clientes e projetos no primaERP
4) Inicie o registro do tempo.
5) Use o campo “notas” nos registros de tempo, especialmente quando você trabalha em ações não atribuídas a nenhum projeto ou cliente em particular.
6) Depois de no máximo um mês, faça uma revisão de sua conta.
7) Não tenha medo de começar de forma simples.

Conclusão

Você já estabeleceu com sucesso o registro da utilização do tempo para seu departamento. Claro, você tem muito mais opções, uma vez que agora está confiante que você configurá-lo corretamente. O que vem depois é muito simples. Portanto, use primaERP para examinar seus custos e observar seus números. Você pode usar isso para aprender sobre o trabalho e as pessoas, para tomar a decisão certa, etc. Isso fica por sua conta J.

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