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16 de dez de 2014

Como utilizar o TIME TRACKING para faturar seus clientes


Quando você trabalha para seus clientes diariamente, seja cobrando por hora ou com preços fixos para um projeto (que custam seu tempo, de qualquer maneira), registrar a utilização do tempo é, basicamente, uma obrigação. Os usuários típicos dessa categoria são empresas de consultoria, estúdios de design e arquitetura, bem como a maioria dos freelancers.

Se você se encontra na descrição acima, primaERP TIME TRACKING é uma ferramenta feita para você. Reunimos as melhores necessidades de nossos usuários e nossa própria experiência e colocamos neste artigo. Esperamos que isso irá ajude a evitar os erros mais comuns e permita tirar o máximo proveito possível do primaERP e de seu próprio tempo.


Passo 1: Organizando sua conta primaERP

Se vocês já faturam seus clientes por estimativas ou já realizaram algum acompanhamento em Excel ou algum sistema de lápis e papel, este passo é o mais importante. Cada minuto, que você utiliza tentando descobrir a maneira correta para configurar sua conta primaERP, vai se pagar várias vezes no futuro.

A) Clientes

Os clientes estão no nível mais alto de sua hierarquia - eles são aqueles a quem você faturar o seu trabalho, com quem você negocia tarefas, preços e assim por diante. Você pode ter um monte deles ou apenas alguns poucos - em ambos os casos comece por adicioná-los à sua conta em Gerenciar -> seção “Clientes”. Além do nome, você também pode definir um código para pesquisar mais rápido nas listas (isso é especialmente útil se você tem muitos), bem como pessoas de contato na empresa, mas isso não é obrigatório.
               

Se você faturar seus clientes apenas por hora, sem a necessidade de um panorama detalhado de seu trabalho, você já pode convidar seus colegas e colaboradores para participar da conta (ver seção D), e começar a controlar seu tempo agora mesmo.


B) Projetos e tarefas

Você geralmente precisa dos projetos no primaERP quando trabalha para os seus clientes em diferentes projetos e quer cobrá-los separadamente.
No caso de projetos mais complexos, você pode dividir seus projetos em partes ainda menores, que são as tarefas. Estes estão sempre conectados ao projeto específico. Você pode definir o projeto e suas tarefas em Gerenciar -> menu de Projetos.


Você pode vir a perceber que precisa de projetos e/ou tarefas apenas para alguns clientes, e não todos. Isso é completamente normal; você pode combinar todas essas maneiras de registrar e faturar o seu tempo para cada cliente separadamente.

C) Atividades

Atividades vêm a calhar para o caso de fornecer a seus clientes serviços diferentes, pelos quais lhes cobra preços ou taxas diferentes. Por exemplo, uma taxa normal e uma taxa extra. Cada atividade pode ter uma taxa horária diferente. Ao contrário de projetos e tarefas, atividades não dependem de seus clientes mas refletem o tipo de serviço que sua empresa fornece. Para tornar o trabalho com as atividades rápidas e simples, recomendamos para mantê-las bastante gerais, de modo que nã seja mais que 20 para sua conta.



D) Usuários e membros do projeto

Agora você tem a sua conta toda configurada. O próximo passo é convidar seus colegas de trabalho para o aplicativo, clicando sobre a configuração (o ícone em forma de engrenagem) no canto superior direito e, em seguida, sobre Usuários, no sub-menu.
Se você trabalha com projetos e quer que seus colegas de trabalho também possam registrar o tempo neles, você precisa adicioná-los como membros a esses projetos. Você pode fazer isso clicando em Gerenciar e, em seguida, Projetos e, finalmente na aba Membros.


Resultado:
Tudo está pronto! Parabéns! Você configurou corretamente sua conta TIME TRACKING para registrar a utilização do tempo. Agora já é possível realizar suas atividades diárias e registrando seu tempo com precisão e da maneira mais simples possível.
A seguir: Preços - como configurar suas taxas horárias corretamente sem complicar seu monitoramento de tempo.

Resumo
1) Crie seus Clientes em primaERP
2) Se você trabalhar em várias coisas para um mesmo cliente, crie projetos individuais para eles. Se forem projetos complexos, você pode dividi-los em tarefas.
3) Se você tem taxas diferentes para os serviços que oferece, atribua atividades a eles.
4) Convide seus colegas de trabalho para o primaERP em Configurações -> Usuários
5) Começar a registrar seu tempo com o cronômetro.
6) Não tenha medo de começar de uma forma simples - você pode tornar as coisas mais detalhada mais tarde.

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