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19 de mar de 2014

Conselhos de TIME TRACKING: reorganize suas reuniões e seja mais eficiente

Horas em um dia de trabalho: 8; número médio de reuniões por semana: 15. Como posso gerenciar o meu tempo da melhor maneira possível?

É segunda-feira e você dar uma olhada em sua agenda: é claro que já está cheio e tudo está explodindo pelo escritório. Você está desde a primeira reunião do dia tentando se preparar para a seguinte. No entanto, o caos não permite e você está desperdiçando o pouco tempo que tinha.

No final do dia, você não tem mais energia e, pior ainda, tem a sensação de que não concluiu nada. E isso foi apenas na segunda-feira. Como você deve gerenciar o resto da semana como esta? E se eu lhe disse, há um caminho que pode ajudar você e os outros ser mais eficaz?

Como eu tenho certeza que você conhece esse sentimento, você se senta em uma reunião, que está prevista para uma hora e depois de duas horas e percebe que deveria estar em uma reunião diferente em 15 minutos e, nesta, ainda não chegaram a uma solução. Todo mundo está falando e muitas vezes o assunto muda para algo nada importante. E assim segue mais de uma semana.

Eu comecei a perceber que a maioria dos meus dias são gastos em reuniões e encontros que levam muito tempo, já que não estavam sendo eficazes. Eu queria saber quanto tempo realmente gastava em reuniões e quanto do meu tempo eu havia reservado para elas.

Durante uma semana, eu passei a adicionar as reuniões na agenda anotar se seus objetivos haviam sido concluídos e quanto tempo levou cada uma delas. Após a uma semana, notei que 3-4 reuniões tiveram que ser canceladas ou adiadas, pois não conseguimos resolver tudo a tempo. Isso, apesar de eu passar a maior parte dos meus dias em reuniões. Acabei por ter que terminar algumas coisas em casa, porque eu não conseguia fazê-las entre as reuniões. Isso fez com que eu acabasse por não conseguir realizar atividades que gosto de fazer fora do trabalho, como ir à academia, encontrar com amigos ou simplesmente relaxar.

Para a semana seguinte, resolvi planejar as reuniões, um após a outra, colocando o tempo dedicado à reunião de uma forma realista e concentradas em dois dias da semana. Embora eu soubesse que esses dois dias seriam agitados, eu estava esperando que pelo menos os outros três eu pudesse fazer o que eu queria ter feito além de não precisar me preocupar com trabalho em casa.


Após esta segunda semana, eu percebi que, apesar de meus colegas inicialmente ficarem surpresos com minha atitude e vontade de ir direto ao ponto, no final conseguimos realizar muito mais em um período de tempo muito mais curto. Eu disse a eles logo no início de cada reunião, que precisávamos dar conta de tudo em um curto espaço de tempo, já que eu tenho outro compromisso depois. E funcionou! Eu registrei o tempo novamente e, ao invés de passar cinco dias com reuniões todos os dias, eu consegui consolidar com sucesso as reuniões em dois dias e fiquei com os demais para trabalhar com a informação desenvolvida nelas. Isso me fez perceber o quanto é importante saber quanto tempo gasto e o quanto ele é eficiente. 

Decidi compartilhar minha "experiência" com os meus colegas e eles ficaram surpresos ao ver quanto tempo estávamos perdendo antes. Agora estão todos empolgados com a ideia de controlar seus tempos. Nosso está mais eficiente do que nunca. 




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