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19 de mar de 2014

Conselhos de TIME TRACKING: reorganize suas reuniões e seja mais eficiente

Horas em um dia de trabalho: 8; número médio de reuniões por semana: 15. Como posso gerenciar o meu tempo da melhor maneira possível?

É segunda-feira e você dar uma olhada em sua agenda: é claro que já está cheio e tudo está explodindo pelo escritório. Você está desde a primeira reunião do dia tentando se preparar para a seguinte. No entanto, o caos não permite e você está desperdiçando o pouco tempo que tinha.

No final do dia, você não tem mais energia e, pior ainda, tem a sensação de que não concluiu nada. E isso foi apenas na segunda-feira. Como você deve gerenciar o resto da semana como esta? E se eu lhe disse, há um caminho que pode ajudar você e os outros ser mais eficaz?

Como eu tenho certeza que você conhece esse sentimento, você se senta em uma reunião, que está prevista para uma hora e depois de duas horas e percebe que deveria estar em uma reunião diferente em 15 minutos e, nesta, ainda não chegaram a uma solução. Todo mundo está falando e muitas vezes o assunto muda para algo nada importante. E assim segue mais de uma semana.

Eu comecei a perceber que a maioria dos meus dias são gastos em reuniões e encontros que levam muito tempo, já que não estavam sendo eficazes. Eu queria saber quanto tempo realmente gastava em reuniões e quanto do meu tempo eu havia reservado para elas.

Durante uma semana, eu passei a adicionar as reuniões na agenda anotar se seus objetivos haviam sido concluídos e quanto tempo levou cada uma delas. Após a uma semana, notei que 3-4 reuniões tiveram que ser canceladas ou adiadas, pois não conseguimos resolver tudo a tempo. Isso, apesar de eu passar a maior parte dos meus dias em reuniões. Acabei por ter que terminar algumas coisas em casa, porque eu não conseguia fazê-las entre as reuniões. Isso fez com que eu acabasse por não conseguir realizar atividades que gosto de fazer fora do trabalho, como ir à academia, encontrar com amigos ou simplesmente relaxar.

Para a semana seguinte, resolvi planejar as reuniões, um após a outra, colocando o tempo dedicado à reunião de uma forma realista e concentradas em dois dias da semana. Embora eu soubesse que esses dois dias seriam agitados, eu estava esperando que pelo menos os outros três eu pudesse fazer o que eu queria ter feito além de não precisar me preocupar com trabalho em casa.


Após esta segunda semana, eu percebi que, apesar de meus colegas inicialmente ficarem surpresos com minha atitude e vontade de ir direto ao ponto, no final conseguimos realizar muito mais em um período de tempo muito mais curto. Eu disse a eles logo no início de cada reunião, que precisávamos dar conta de tudo em um curto espaço de tempo, já que eu tenho outro compromisso depois. E funcionou! Eu registrei o tempo novamente e, ao invés de passar cinco dias com reuniões todos os dias, eu consegui consolidar com sucesso as reuniões em dois dias e fiquei com os demais para trabalhar com a informação desenvolvida nelas. Isso me fez perceber o quanto é importante saber quanto tempo gasto e o quanto ele é eficiente. 

Decidi compartilhar minha "experiência" com os meus colegas e eles ficaram surpresos ao ver quanto tempo estávamos perdendo antes. Agora estão todos empolgados com a ideia de controlar seus tempos. Nosso está mais eficiente do que nunca. 




13 de mar de 2014

Conselhos de TIME TRACKING: Unir e conquistar - agrupe suas chamadas telefônicas e ganhe mais tempo

Uma das vantagens de adotar um Sistema de controle de tempo, é poder olhar para trás e ter um panorama claro de como você administrou seus afazeres do dia-a-dia. Um panorama mais preciso do que aquele que teria simplesmente se lançando em um esforço árduo e demorado coletando notas em uma agenda para lembrar de como lidou com suas obrigações.

Uma das conclusões a que se pode chegar é que, embora algumas atividades possam haver sido conduzidas eficientemente, outras podem não haver sido encaixadas no melhor lugar. Considerando isso, pode parecer que, para ter as atividades recolocadas em partes mais adequadas do dia, outras terão que ser eliminadas. No entanto, não, elas não precisam. Algumas atividades podem simplesmente ser encaixadas no tempo não produtivo que houver entre elas.

A proposta aqui é reorganizar (ou simplesmente organizar) uma das atividades mais comuns no dia-a-dia dos escritórios: telefonar. A ideia aqui é oferecer uma visão ampla de como tratar seus telefonemas como atividades independentes, ao invés de parte de uma tarefa, pode ajudar a economizar seu tempo valioso e, ainda assim, permitir uma comunicação eficiente.

1 – Quando fazer as ligações

Naturalmente, nem todas as ligações podem esperar. Primeiramente, é necessário identificar as chamadas que podem ser feitas em qualquer parte do dia que seja conveniente. Em seguida identifique o período menos ocupado. Escolha um momento em que sua agenda esteja mais relaxada ou em que planeje trabalhar em atividades que permita atuar em mais de um tipo de atividade ao mesmo tempo (ex.: em uma fila ou sala de espera, entre uma série e outra na academia, no caminho do ou para o trabalho, etc.). Em outras palavras, você pode tanto espremer suas sessões de telefonemas entre duas tarefas quanto fazê-las ao mesmo tempo em que se dedica a outras coisas.

2 – Fazendo as ligações

Avaliação de registro no primaERP TIME TRACKING
À esquerda, ligações feitas aleatoriamente ;
à direita chamadas organizadas em blocos
Se possível, faça uma lista dos telefonemas que pretende realizar e tenha à mão as ferramentas que precisará durante as chamadas (documentos, anotações, etc.). Trate a preparação desse material e as chamadas como duas coisas separadas. Isso pode economizar algumas viagens pela casa ou escritório.  Determine quanto tempo deseja dedicar a cada chamada e tente manter-se fiel a esse planejamento.

  •          Dica1: Quando questionarem “a que horas posso ligar?”, sugira a hora que você reservou para os telefonemas.
  •          Dica 2: Recuse chamadas não planejadas que não sejam urgentes e retorne as mesmas no horário que houver reservado para isso.
  •          Dica 3: Caso planeje ligar de um telefone celular, você pode chamar o número e cancelar a ligação antes que se complete. Faça isso com cada um dos números que planeja contactar. Desta forma, a lista “chamadas recentes” pode atuar como sua lista de afazeres. Basta ir a ela e executar as chamadas uma a uma.



Por favor, observe que isso não significa ter que sacrificar seu tempo livre. Na verdade, é justamente o oposto: fazer aquilo que deve ser feito de modo a ter mais tempo livre para dedicar a si.